เนื่องจากมีพนักงานทางฝ่ายของ Reception ลาออกและยังหาคนไม่ได้ทางออฟฟิตฝ่ายบุคคลได้ขอทางแผนก IT ให้ นักศึกษาไปประจำแทน ซึ่งงานที่ปฎิบัติมีดังต่อไปนี้
1. มีหน้าที่รับเรื่องจองห้องประชุมและจัดการเรื่องห้องประชุมในทุกกรณีถ้าห้องไม่ว่างก้จะต้องเครียห้อง ประชุมในแต่ละวัน โดยจะต้องใช้โปรแกรม OUTLOOK
2. รับโทรศัพท์จากสายภายในและภายนอก ทำการโอนสาย
3. คอยโอนสายของผู้ที่โทรเข้ามาติดต่อให้แก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
4. เวลามีประชุมคอยเชิญแขกเข้าห้องประชุม และคอยแจ้งพนักงานผุ้ที่เกี่ยวข้องว่ามีแขกเข้ามาแล้ว
ปัญหา และอุปสรรค์
- ช่วงแรกที่อยุ่ตรงนี้ยังดีที่มีพี่ ตำแหน่ง recaption ของบริษัท เกษรโฮตดิ้งอยู่คอยสอนงานอยุ่ข้างๆเพราะนั่งโตะเดียวกัน แต่ก้ยังมีติดๆขัดๆอยู่นิดหน่อยเรื่องเวลาการโอนสายลุกค้าหรือบุคคลภายนอกไปยังพนักงานเพราะยังจำเบอร์โต๊ะของพี่ๆแต่ละคนแต่ละแผนกได้ไม่หมด
- การจองห้องประชุมบางครั้งห้องประชุมชนกัน จะต้องโทรหาห้องประชุมจากบริทอีกฝั่ง(เครือเดียวกันแต่เป็นคนละฝั่งกัน)ให้ได้จึงมีบางช่วงเวลาที่วุ่นวายบ้าง เนื่องจากบางทีบุคคลที่ประชุมเป็นแขกผู้ใหญ่และเป็นผู้บริหารจะไม่ใช้ห้องประชุมเล็ก ทางเราก็จะต้องจัดหาห้องประชุมให้ได้
- เรื่องเวลาแขกจากที่โทรเข้ามาขอสายพนักงาน แจ้งชื่อจริงที่ นักศึกษาไม่ทราบทำให้มีปัญหาเรื่องโอนสายช้าบ้าง ทำให้แขกรอสายนาน
- บางครั้งพนักงานที่ลุกค้าหรือแขกที่ติดต่อไม่อยุ่ที่โต๊ะหรือสายไม่ว่างจะต้องรับเรื่องไว้ให้แต่บางครั้ง นักศึกษาลืมจึงทำให้เกิดข้อเสียกับตัวนักศึกษาเองและเจ้าหน้าทีเพราะเรื่องบางเรื่องเป้นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
วิธีการแก้ไขปัญหา
- พยายามใช้ความจำจำเบอร์หมายเลขเบอร์ติดต่อภายในของเจ้าหน้าที่เพื่อไม่ให้แขกหรือลุกค้าที่โทรมารอสายนานซึ่งต้องใช้ระยะเวลาพอสมควร
- จะต้องกระตืนรือร้นอยู่ตลอดเวลาทำงานทุกอย่างอย่างรวดเร็ว
- จะต้องมีความรอบคอบให้มากกว่านี้เพราะเกิดการผิดพลาดไม่ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น