สัปดาห์ที่ 18 ( 28 กุมภาพันธ์ 2554 )

หน้าที่ที่ปฏิบัติ

1. รับจองห้องประชุม
2. โอนสายลูกค้าไปยังพนักงานที่เกี่ยวข้อง
3. สรุปงานที่นักศึกษาได้มาฝึกงานเป็นเวลา 4 เดือนพร้อมประเมิณตนเองให้พี่ที่ดูแลรับทราบ


ปัญหาและอุปสรรค์

1. งานที่นักศึกษาได้ฝึกงานที่บริษัทเกษรไพรเวท อิตวิตี้เป็นเวลา 4เดือนนั้น นักศึกษาได้ช่วยแผนกต่างๆในบริษัทหลายแผนกจึงทำให้ต้องสรุปส่งหัวหน้างานจึงใช้เวลา
2. บันทึกของผู้ดูแลการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ของนักศึกษา พี่ผุ้ดูแลไม่มีเวลาว่างเซ็นให้เรยเพราะ ช่วงนี้ IT มีปัญหาเกี่ยวกับระบบ MAIL ใน office จึงไม่มีเวลาตรวจรายระเอียดที่นักศึกษาเขียนไป

วิธีแก้ไขอุปสรรค์

1. นักศึกษาก็ได้ทยอยให้พี่ผู้ดูแลเซ็นต์ และตรวจไปบ้างแล้ว จึงไม่ค่อยทำให้พี่ผู้ดุแลเสียเวลาในการทำงานมากนัก

สัปดาห์ที่ 17 (21-25 กุมภาพันธ์ 2554)

หน้าที่ที่ปฎิบัติ
- ทำหน้าที่รับโทรศัพท์ ติดต่อรับเรื่องงานต่างๆให้
- รับเรื่องจองห้องประชุม
-เชิญแขก ติดต่อประสานงานกับทางเจ้าหน้าที่
-โอนสายรับโทรศัพท์และจะต้องใช้สำเนียงน้ำเสียงให้สุภาพด้วย

ปัญหาอุปสรรค์
- เนื่องจากทำงานมาสามอาทิตย์แล้วเริ่มเรียนรุ้งานได้แล้วข้อผิดพลาดน้อยลงจึงไม่ค่อยมีข้อผิดพลาดมากเท่าไรแต่ก็มีปัยหาเดิมๆคือเครียห้องประชุมไม่ลงตัวเพราะเนื่องจากพนักงานโทรจองแบบลอยๆไม่มีส่งนัดมาให้

วิธีการแก้ไขปัญหา
- มีความละเอียดและรอบคอบ
-รู้จักการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าให้ได้อย่างรวดเร็ว

สัปดาห์ที่16 (14-18 กุมภาพันธ์ 2554 )

หน้าที่ที่ปฎิบัติ
1. คอยทำหน้าที่รับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอก
2. รับเรื่องเวลาที่ลุกค้าต้องการต่อสายกับพนักงานในออฟฟิตแต่พนักงานไม่อยู่ไว้
3. รับจองห้องประชุม
4. เชิญแขกเข้าห้องประชุม
5. คอยโทรตามพนักงานที่เกี่ยวข้องเวลาแขกเข้ามาประชุม
6. ติดต่อประสานงานระหว่างบุคคนภายนอกและพนักงาน

ปัญหาและอุปสรรค์
- มีปัญหาเรื่องจองห้องประชุมจัดหาห้องประชุมไม่ลงล็อคเพราะพนักงานบางคนโทรมาจองแบบลอยๆแล้วเกิดวันเวลาที่ประชุมกันกับคนที่ส่งนัดมาทาง outlook ก็ต้องรับผิดชอบและถ้าห้องประชุมชนกันจะต้องหาทางแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าให้ได้
- พนักงานเวลาจองห้องประชุมไม่ได้ส่งนัดมาเป็นลายลักษณ์อักษรและเวลาที่ยกเลิกนัดก้ไม่โทรแจ้ง

วิธีการแก้ปัญหา

- รู้จักแก้ปัญหาเฉพาะหน้า
-มีความรอบคอบในการทำงาน

สัปดาห์ที่ 15 (7-11 กุมภาพันธ์ 2554)

เนื่องจากมีพนักงานทางฝ่ายของ Reception ลาออกและยังหาคนไม่ได้ทางออฟฟิตฝ่ายบุคคลได้ขอทางแผนก IT ให้ นักศึกษาไปประจำแทน ซึ่งงานที่ปฎิบัติมีดังต่อไปนี้
1. มีหน้าที่รับเรื่องจองห้องประชุมและจัดการเรื่องห้องประชุมในทุกกรณีถ้าห้องไม่ว่างก้จะต้องเครียห้อง ประชุมในแต่ละวัน โดยจะต้องใช้โปรแกรม OUTLOOK
2. รับโทรศัพท์จากสายภายในและภายนอก ทำการโอนสาย
3. คอยโอนสายของผู้ที่โทรเข้ามาติดต่อให้แก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
4. เวลามีประชุมคอยเชิญแขกเข้าห้องประชุม และคอยแจ้งพนักงานผุ้ที่เกี่ยวข้องว่ามีแขกเข้ามาแล้ว

ปัญหา และอุปสรรค์
- ช่วงแรกที่อยุ่ตรงนี้ยังดีที่มีพี่ ตำแหน่ง recaption ของบริษัท เกษรโฮตดิ้งอยู่คอยสอนงานอยุ่ข้างๆเพราะนั่งโตะเดียวกัน แต่ก้ยังมีติดๆขัดๆอยู่นิดหน่อยเรื่องเวลาการโอนสายลุกค้าหรือบุคคลภายนอกไปยังพนักงานเพราะยังจำเบอร์โต๊ะของพี่ๆแต่ละคนแต่ละแผนกได้ไม่หมด

- การจองห้องประชุมบางครั้งห้องประชุมชนกัน จะต้องโทรหาห้องประชุมจากบริทอีกฝั่ง(เครือเดียวกันแต่เป็นคนละฝั่งกัน)ให้ได้จึงมีบางช่วงเวลาที่วุ่นวายบ้าง เนื่องจากบางทีบุคคลที่ประชุมเป็นแขกผู้ใหญ่และเป็นผู้บริหารจะไม่ใช้ห้องประชุมเล็ก ทางเราก็จะต้องจัดหาห้องประชุมให้ได้

- เรื่องเวลาแขกจากที่โทรเข้ามาขอสายพนักงาน แจ้งชื่อจริงที่ นักศึกษาไม่ทราบทำให้มีปัญหาเรื่องโอนสายช้าบ้าง ทำให้แขกรอสายนาน

- บางครั้งพนักงานที่ลุกค้าหรือแขกที่ติดต่อไม่อยุ่ที่โต๊ะหรือสายไม่ว่างจะต้องรับเรื่องไว้ให้แต่บางครั้ง นักศึกษาลืมจึงทำให้เกิดข้อเสียกับตัวนักศึกษาเองและเจ้าหน้าทีเพราะเรื่องบางเรื่องเป้นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ

วิธีการแก้ไขปัญหา
- พยายามใช้ความจำจำเบอร์หมายเลขเบอร์ติดต่อภายในของเจ้าหน้าที่เพื่อไม่ให้แขกหรือลุกค้าที่โทรมารอสายนานซึ่งต้องใช้ระยะเวลาพอสมควร

- จะต้องกระตืนรือร้นอยู่ตลอดเวลาทำงานทุกอย่างอย่างรวดเร็ว

- จะต้องมีความรอบคอบให้มากกว่านี้เพราะเกิดการผิดพลาดไม่ได้